CAJA CHICA

Caja Chica.

Casi todas las empresas necesitan efectuar pequeños pagos como son comidas de los trabajadores, servicios de taxis, compra de pequeños artículos de oficina y otros gastos menores. Uno de los métodos de ejercer un control razonable sobre estos pequeños desembolsos, los cuales no suelen cancelarse con cheques es a través de la creación de un fondo fijo de caja chica.

Normalmente para la creación del fondo fijo de caja chica se hace un estudio de los pagos menores que se pudieran realizar en un período no menor de un mes, con base en este análisis se determina un monto razonable para la creación del fondo, se establecen las normas de funcionamiento entre las que mencionamos las más importantes:

•Se designa una persona como custodio de la caja chica y se le entrega la cantidad de dinero determinada como fondo para hacer pagos chicos.

•Se establece un monto límite o máximo de los pagos que van a efectuarse.

•A medido que se hacen los desembolsos, el custodio de la caja chica obtiene recibos firmados por cada una de las personas a quienes pagan.

•Los comprobantes de desembolsos deben ser prenumerados.

•Todo pago debe estar acompañado por documentación que justifique el desembolso; así mismo en el comprobante del desembolso debe constar la firma de quien lo autorizó y de la persona que recibió el dinero.

•Se debe establecer un mínimo de efectivo que pueda tener la Caja chica.

Contablemente la creación del fondo fijo de caja chica puede quedar reflejada mediante el siguiente asiento de diario:

Caja Chica XXX

Banco XXX

(Creación del fondo fijo)

Esta cuenta se denomina Fondo Fijo, porque su saldo siempre permanecerá invariable, excepto cuando se presentan estas situaciones:

Aumento del fondo fijo:

Caja Chica XXX

Banco XXX

Disminución del fondo fijo:

Banco XXX

Caja Chica XXX

La Caja Chica se abona si el fondo resulta excesivo (disminuye) o cuando se decide eliminarla, por lo tanto el excedente debe depositarse en el banco. En caso contrario, se carga o debita cuando se decide un incremento porque el fondo resulta insuficiente (aumenta).

Reembolso de Caja Chica.

La reposición o reembolso de la Caja chica, consiste en lo siguiente: Cuando el cajero a efectuado pagos por un monto previamente establecido procede a recopilar los documentos y procede a entregárselo a la persona encargada de revisarlos y emitir el cheque de la reposición, de tal forma, de tener de nuevo el monto total disponible para los pagos.


Contabilidad Financiera
Gerardo Guajardo Cantú.
Recuperado el 12 de Junio de 2011 de:http://elecodelcontador.blogspot.com